Hoe werkt het incasso traject?
Table of Contents
In dit FAQ-artikel leggen wij uit welke administratieve processen er worden doorlopen tussen de eerste factuur en het overdragen aan het incassobureau (Ultimoo).
De diensten en producten die VDX levert worden enkel digitaal gefactureerd. Het is dus van groot belang dat uw persoons- en/of bedrijfsgegevens up-to-date zijn in het klantportaal van VDX. Dit portaal bereikt u via https://mijn.vdx.nl.
Voor een uitleg over hoe u kunt inloggen in het klantportaal kunt u het volgende FAQ-artikel raadplegen:
VDX factureert haar klanten digitaal (per e-mail). De stappen welke hiervoor worden doorlopen zijn terug te vinden in het volgende schematische overzicht:
- Factuur traject VDX
- Wat gebeurt er als de betaling uit blijft?
- Particuliere regeling Ultimoo (B2C)
- Zakelijke regeling Ultimoo (B2B)
- Veel voorkomende vragen
Factuurtraject VDX
Het factuurtraject van VDX wordt op de volgende wijze uitgevoerd:
Dag 3 = Rekeningoverzicht, er wordt een factuur naar debiteur gestuurd.
Dag 10 = Herinnering, er wordt een herinnering per mail naar debiteur gestuurd.
Dag 17 = Aanmaning
Dag 24 = Laatste verzoek
Dag 31 = Brief dienst uitzetten
Dag 38 = Overhandigen naar Ultimoo
Wat gebeurt er als de betaling uit blijft?
Indien de betaling ondanks alle inspanningen van VDX achterwege blijft, dan zijn wij helaas genoodzaakt deze uit handen te geven aan ons incassobureau Ultimoo. Zij zullen na ontvangst van uw factuur deze opnemen in haar incassotraject. Ultimoo maakt hierbij gebruik van twee regelingen:
- Een regeling voor particuliere klanten (B2C traject).
- Een regeling voor zakelijke klanten (B2B traject).
Beide trajecten hebben een eigen incassoroute welke door Ultimoo wordt gevolgd.
Particuliere regeling Ultimoo (B2C traject)
Bij particuliere klanten is de regeling van Ultimoo als volgt:
WIK brief
Debiteur heeft 14 dagen de tijd om te betalen zonder extra kosten en rente.
Dag 14
Aanmaning 1 per post. Vanaf hier worden incassokosten als volgt berekend: factuurbedrag + incassokosten + rente.
Dag 19
Aanmaning 2 per e-mail. Er wordt een e-mail gestuurd naar het contact e-mailadres.
Dag 24
Er wordt indien mogelijk een Whatsapp bericht richting debiteur gestuurd.
Dag 33
Er wordt een Whatsapp of Sms-bericht gestuurd aan de debiteur. Hierin staat een verzoek tot betaling en een betaal link vermeld.
Dag 36
Er wordt door Ultimoo geprobeerd telefonisch contact op te nemen met de debiteur.
Dag 42
Ultimoo stuurt een kaart naar de debiteur met het verzoek om contact op te nemen.
Dag 49
Laatste kans om te betalen. Er wordt een e-mail gestuurd naar het contact e-mailadres met het verzoek om te betalen via de meegestuurde betaal link.
Dag 59
Ingebrekestelling wordt per post en per e-mail naar de debiteur verzonden.
Vragen?
Vragen m.b.t. de factuur dienen in deze gevallen direct met Ultimoo te worden afgestemd, Ultimoo zorgt voor de terugkoppeling en afstemming met VDX.
Zakelijke regeling Ultimoo (B2B traject)
Bij zakelijke klanten is de regeling van Ultimoo als volgt:
Dag 1
Er wordt een laatste sommatie per post verzonden. Hierin wordt verzocht om te betalen binnen 14 dagen te betalen: Factuurbedrag + € 20,- incassokosten + rente.
Dag 14
Eerste aanmaning wordt per post en per e-mail verzonden. Vanaf hier worden incassokosten als volgt berekend: factuurbedrag + incassokosten + rente.
Dag 17
Ultimoo probeert de debiteur te bereiken per telefoon en stuurt een Whatapp bericht indien mogelijk.
Dag 19
Er wordt door Ultimoo een betaling via de mail verzonden met het verzoek om deze direct te betalen of contact op te nemen.
Dag 24
Ultimoo probeert de debiteur te bereiken per telefoon en sturen indien mogelijk een Whatsapp bericht.
Dag 28
Geen uitstel. Er wordt een brief per post verzonden.
Dag 30
Ultimoo probeert de debiteur te bereiken per telefoon en sturen indien mogelijk een Whatsapp bericht.
Dag 40
Ingebrekestelling wordt per post en per e-mail naar de debiteur verzonden.
Dag 50
Er wordt een bestelling door Ultimoo genomen. Dossier wordt gesloten of er worden vervolg acties ondernomen.
Vragen?
Vragen m.b.t. de factuur dienen in deze gevallen direct met Ultimoo te worden afgestemd, Ultimoo zorgt voor de terugkoppeling en afstemming met VDX.
Veel voorkomende vragen:
Ik heb de factuur direct aan VDX voldaan, komen de incassokosten nu te vervallen?
Nee, incassokosten welke door Ultimoo in rekening zijn gebracht zijn niet herroepbaar.
Hoe kan ik extra kosten in de toekomst voorkomen?
Zorg ervoor dat uw gegevens up-to-date zijn in ons klantportaal. Deze bereikt u via https://mijn.vdx.nl.
Verstrek een machtiging tot automatische incasso. Meer informatie over het verstrekken van een machtiging is via het volgende FAQ-artikel terug te vinden:
Ik wil niet langer gebruik maken van de diensten van VDX
Dat is spijtig te vernemen. Stopzetten van uw diensten kan uitsluitend via het klantportaal: https://mijn.vdx.nl. Houd er rekening mee dat de vordering wel van kracht blijft.
Meer informatie over het stopzetten van de diensten is via het volgende FAQ-artikel terug te vinden: